Artikel 1. Definities en Toepasselijkheid
- Ermstrang Technologies: de opdrachtnemer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42187687, gevestigd te Nederland.
- Opdrachtgever / Klant: de natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf (zzp) of de rechtspersoon (mkb) die met Ermstrang Technologies een overeenkomst aangaat.
- Dienst: de werkzaamheden bestaande uit advies, ontwerp, inrichting, koppeling, hostingbeheer en onderhoud van een maatwerk AI-assistent en bijbehorende geautomatiseerde werkstromen.
- Toepasselijkheid: Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, werkzaamheden en overeenkomsten tussen Ermstrang Technologies en Opdrachtgever, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
- Eventuele inkoop- of algemene voorwaarden van de Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Artikel 2. Aanbod, Offerte en Totstandkoming van de Overeenkomst
- Een eerste kennismakingsgesprek is altijd kosteloos en vrijblijvend. Daarin inventariseren we de werkstromen en bepalen we of automatisering haalbaar en rendabel is.
- Alle offertes en prijsopgaven van Ermstrang Technologies zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij in de offerte een andere termijn is vermeld.
- De overeenkomst komt tot stand op het moment dat Opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk of per e-mail bevestigt, dan wel op het moment dat Ermstrang Technologies met instemming van Opdrachtgever feitelijk start met de uitvoering.
- Wij hanteren vaste, vooraf overeengekomen prijzen (een vaste opstartprijs voor de inrichting en een vast maandbedrag voor beheer en support). Er vindt geen nacalculatie plaats, tenzij partijen schriftelijk aanvullende werkzaamheden (meerwerk) overeenkomen.
Artikel 3. Inrichting en Uitvoering op Eigen Omgeving
- Ermstrang Technologies richt de AI-assistent in binnen de eigen afgeschermde omgeving van Opdrachtgever (zoals een dedicated private VPS in een Europees datacenter) en koppelt deze rechtstreeks aan de eigen kantoortools (zoals Microsoft 365, Google Workspace en administratiepakketten).
- Ermstrang Technologies voert de werkzaamheden uit naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap (inspanningsverplichting).
- Opdrachtgever verleent tijdig alle medewerking, toegang en informatie die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige inrichting en werking van de assistent.
- Opdrachtgever test mee vanaf de eerste versie en voorziet Ermstrang Technologies van feedback op concepten en werkstromen zodat de assistent exact volgens de werkwijze van het bedrijf kan worden afgesteld.
Artikel 4. Human-in-the-Loop & Verantwoordelijkheid voor Concepten
- De AI-assistenten van Ermstrang Technologies zijn ontworpen volgens het concept-only beleid (Human-in-the-Loop). Dit betekent dat de assistent concepten voorbereidt (zoals concept-mails, voorstellen voor offertes, factuurontwerpen en concept-agenda-afspraken), maar deze niet zelfstandig definitief verzendt of publiceert.
- De uiteindelijke controle, inhoudelijke verificatie en formele verzending of accordering geschiedt te allen tijde door of onder verantwoordelijkheid van Opdrachtgever zelf.
- Opdrachtgever blijft te allen tijde zelfstandig verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid, tijdigheid en juridische gevolgen van alle correspondentie, offertes, facturen of handelingen die na controle door Opdrachtgever worden verzonden of geaccordeerd.
Artikel 5. Privacy, Gegevensverwerking en Beveiliging
- Partijen handelen in volledige overeenstemming met de geldende privacywetgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Alle bedrijfsgegevens, e-mails, klantbestanden en documenten blijven te allen tijde op de afgeschermde omgeving van Opdrachtgever. Ermstrang Technologies heeft geen eigendomsrechten op deze data.
- Voor AI-analyses maken wij gebruik van veilige Europese verbindingen met Zero Data Retention (ZDR). Klantdata wordt direct na verwerking uit het tijdelijke werkgeheugen gewist en wordt onder geen beding gebruikt voor het trainen van algemene AI-modellen.
- Voor zover Ermstrang Technologies bij het onderhoud of beheer toegang heeft tot persoonsgegevens van Opdrachtgever, sluiten partijen een standaard verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG af.
Artikel 6. Tarieven en Betaling
- Alle door Ermstrang Technologies genoemde tarieven en prijzen zijn in euro's en exclusief btw en eventuele wettelijke heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
- De eenmalige opstartvergoeding wordt gefactureerd conform de offerte (doorgaans 50% bij opdrachtbevestiging en 50% bij oplevering van de eerste werkende versie).
- Periodieke vergoedingen voor hostingbeheer, onderhoud en monitoring worden maandelijks vooraf gefactureerd.
- Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum op een door Ermstrang Technologies aangewezen bankrekening.
- Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is Ermstrang Technologies gerechtigd de wettelijke handelsrente in rekening te brengen, evenals redelijke buitengerechtelijke incassokosten conform de wet.
Artikel 7. Intellectueel Eigendom & Geen Vendor Lock-in
- Opdrachtgever behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op alle door hem aangeleverde data, bedrijfssjablonen, huisstijlen en documenten.
- Alle rechten op de specifieke voor Opdrachtgever geconfigureerde maatwerkscripts en workflows binnen diens eigen omgeving komen toe aan Opdrachtgever. Ermstrang Technologies hanteert geen vendor lock-in: bij beëindiging blijft de serverconfiguratie beschikbaar voor Opdrachtgever.
- De generieke methodieken, basisarchitectuur, softwarebouwstenen en knowhow die Ermstrang Technologies voorafgaand aan of tijdens de uitvoering heeft ontwikkeld, blijven het intellectuele eigendom van Ermstrang Technologies. Opdrachtgever verkrijgt hiervoor een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor eigen interne bedrijfsvoering.
Artikel 8. Aansprakelijkheid en Vrijwaring
- Ermstrang Technologies is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, mits Opdrachtgever Ermstrang Technologies onverwijld schriftelijk in gebreke heeft gesteld en een redelijke termijn tot herstel heeft geboden.
- De totale aansprakelijkheid van Ermstrang Technologies per schadeveroorzakende gebeurtenis is te allen tijde beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever in de drie (3) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan Ermstrang Technologies heeft voldaan voor de betreffende dienst.
- Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie is uitdrukkelijk uitgesloten.
- Ermstrang Technologies is niet aansprakelijk voor storingen of uitval veroorzaakt door externe leveranciers waarop Ermstrang Technologies geen invloed heeft, zoals storingen bij Microsoft (Graph/Azure), Google Cloud, datacenters of openbare telecommunicatienetwerken.
Artikel 9. Looptijd en Opzegging
- De overeenkomst voor beheer en onderhoud wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en is na de initiële inrichtingsperiode door beide partijen maandelijks opzegbaar met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) kalendermaand.
- Opzegging geschiedt schriftelijk of per e-mail.
- Bij beëindiging zorgt Ermstrang Technologies voor een ordentelijke afronding en overdracht van alle beheertoegang, documentatie en back-ups aan Opdrachtgever, zodat de assistent indien gewenst in eigen beheer of door een derde kan worden voortgezet.
Artikel 10. Toepasselijk Recht en Geschillen
- Op alle rechtsbetrekkingen tussen Ermstrang Technologies en Opdrachtgever is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
- Partijen zullen zich in geval van een geschil inspannen om eerst in goed onderling overleg tot een passende oplossing te komen.
- Indien overleg niet tot overeenstemming leidt, worden alle geschillen uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Ermstrang Technologies gevestigd is.
Contact & Bedrijfsgegevens
Voor vragen over deze algemene voorwaarden kun je contact opnemen:
Ermstrang